Prozesse digitalisieren

Prozesse digitalisieren für grundlegende Veränderung der Geschäftsabläufe bei den neuseeländischen Streitkräften

HERAUSFORDERUNG

Manuelle Inventuren waren langsam, arbeitsintensiv und fehleranfällig.

Die Organisation gut ausgebildeter und ausgestatteter Streitkräfte, die in einer Krisensituation schnell reagieren, bei Notfällen helfen und die neuseeländischen Territorien und Gewässer schützen können, ist kein Kinderspiel. Durch die Zusammenarbeit mit diversen Behörden sind die Aufgabenbereiche breit gefächert – vom Betrieb großer Flugzeug-, Schiffs- und Fahrzeugflotten, die Militärangehörige und Ausrüstung an Einsatzorte auf der ganzen Welt transportieren, bis hin zu Tätigkeiten im Gesundheitswesen.

Das neuseeländische Militär (NZDF) hatte das Ziel, sein Personal zu mobilisieren und gleichzeitig zu vernetzten, dazu kam der Einsatz von Mobilgeräten für das Inventarmanagement, was auch einen Teil der Digitalisierungsstrategie darstellte.

Das monatliche Durchzählen (und häufig wiederholte Zählen) von ungefähr 85,000 einzelnen Ausrüstungsgegenständen war arbeitsintensiv, zeitaufwendig und extrem fehleranfällig. Noch vor Jahren dauert eine Inventur drei Monate und es war nahezu unmöglich, korrekte Zahlen zur Ausrüstung zu erhalten. „Der enorme Zeitaufwand für die Inventur und das Gefühl, dass die Ergebnisse nie wirklich zuverlässig waren, haben dazu geführt, dass dieses Projekt für die NZDF eine hohe Priorität hatte“, erklärt Alan Rivers-Milliken, Logistics Information Manager.

Die Digitalisierung der Bestandsverwaltung sollte einen besseren Überblick über das Inventar ermöglichen, damit die NZDF bei Einsätzen schneller und sicherer reagieren konnte. Die Lösung sollte die fehleranfälligen manuellen Zählungen und Papierlisten ersetzen und so die interne Kommunikation und Abstimmung verbessern und die Datenverarbeitung beschleunigen.

„Unser Ziel, alle Soldaten zu mobilisieren und gleichzeitig zu vernetzten, lässt sich nur mit den richtigen Technologien und den besten Partnern erreichen.“ – Robert Raines, ERP Architect bei NZDF.

LÖSUNG

Prozesse digitalisieren mit einer mobilen App für alle Umgebungen – online und offline.

Der SAP-Partner Zag (zuvor Soltius) empfahl der NZDF die Neptune DX Platform, damit kommerzielle Hardware verwendet werden konnte. Das ist von Vorteil, da speziell für das Militär entwickelte Hardware unter Umständen das Fünffache kostet und die Anschaffung bis zu zehnmal länger dauern kann. Außerdem sollte die App für die digitale Inventur rasch skalierbar und auf Hardware ausführbar sein, die mit den Produkten diverser Anbieter aufwärts kompatibel ist, um die wachsenden Geschäfts- und Benutzeranforderungen zu erfüllen.

Da der Schulungsaufwand für die Nutzung der Neptune DX Platform äußerst gering ist, konnte das interne Entwicklerteam schnell eine Inventur-App entwickeln, die auch auf Mobilgeräten und sogar offline funktioniert und somit auch in Flugzeugen und an entlegenen Orten verwendet werden kann. Außerdem unterstützt die App die GS-1-Standards für Barcodes und Standards für UHF-RFID-Tags, sodass sie mit Systemen von Drittanbietern kombiniert werden kann und zukunftssicher ist. Auf diese Weise konnte die NZDF die vorhandenen SAP-Lösungen besser nutzen und das SAP-ERP blieb weiterhin ihr Hauptsystem.

Die App wird im externen NZDF-Portal bereitgestellt, basiert in der AWS-Cloud und verbindet sicher das neue Self-Service-Portal für die Angestellten mit dem SAP Backend. Da die Cloud Authentifizierungsmechanismen und Daten für Mobilgeräte unterstützt, können die Soldaten die App auf allen von NZDF genehmigten mobilen Endgeräten verwenden. Die Online- und Offline-Funktionen sorgen dafür, dass die Soldaten auch ohne WLAN-Verbindung arbeiten können. Inventar mit einem Barcode kann mit einem RFID-Lesegerät über eine Bluetooth-Verbindung gescannt werden.

ERGEBNISSE

Geringerer Arbeitsaufwand und mehr Zeit für wichtige Aufgaben

Die Inventur der Ausrüstung ist jetzt wesentlich effizienter. Dank der Entscheidung eine RAD Plattform einzusetzen, um alte Prozesse zu digitalisieren, ist heute die gesamte militärische Ausrüstung mit RFID-Etiketten versehen. Ein NZDF-Mitarbeiter kann vor einem Lagerraum, einem Boot oder einem Flugzeug stehen und mit Hilfe eines RFID-Scanners erkennt das System automatisch jede Waffe oder Ausrüstungsstück innerhalb des Scannerbereichs. Das aufwendige Ausräumen von Regalen, das manuelle Notieren und Überprüfen jeder einzelnen Seriennummer, sowie Fehler und doppelte Einträge gehören damit der Vergangenheit an.

Da die Prozesse überwiegend automatisiert wurden, ist die Überprüfung Tausender Ausrüstungsgegenstände – die bisher zwei Personen einen halben Tag lang beschäftigte – jetzt im Handumdrehen erledigt. „Mit dem RFID-Scanner dauert die Inventur im selben Waffenlager nur etwa 40 Sekunden“, sagt Rivers-Milliken. „Das ist die Zeit, die erforderlich ist, um das Regal entlangzulaufen.“

Zusätzlich wird weitere Zeit eingespart, weil der gesamte Überprüfungsprozess nun weniger Schritte umfasst. Dank der erstklassigen mobilen Lösung entfällt beispielsweise das Aufrufen von SAP-ERP für die Datenerfassung. Kurz gesagt: Die Inventur per Mobilgerät spart enorm Zeit und Ressourcen. Es gibt keine lästige Zettelwirtschaft mehr und das Personal kann sich mit wichtigeren oder dringenderen Aufgaben befassen.

Doch die Reduzierung der Fehler und des Arbeitsaufwands sind nur ein Aspekt. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche sind die Mitarbeiter auch engagierter. „Unsere Leute sind von der neuen Lösung begeistert“, sagt Rivers-Milliken. „Sie konnten kaum glauben, wie einfach das Zählen der Ausrüstungsgegenstände jetzt ist.“

Um weitere Arbeitsstunden zu sparen, erhalten NZDF-Soldaten jetzt zusätzlich zu ihren Ausweisen auch RFID-Tags. Diese werden zusammen mit den 16 persönlichen Ausrüstungsgegenständen gescannt, die jeder Soldat bei Einsätzen mit sich führt. Auf diese Weise kann jeder Artikel ab der Ausgabe nachverfolgt werden und es ist immer erkennbar, wer für die Rückgabe verantwortlich ist.

Mit der Unterstützung durch den Implementierungs-Partner Zag und Neptune Software konnte die NZDF viele Prozesse straffen und modernisieren, sowie die Datengenauigkeit verbessern. Da weder große Infrastrukturanschaffungen noch Veränderungen am Backend notwendig waren, rentierte die Investition sich sehr schnell. Robert Raines resümiert: „Das wird unsere Geschäftsabläufe revolutionieren!“

„Unsere Leute sind von der neuen Lösung begeistert. Sie konnten kaum glauben, wie einfach das Zählen der Ausrüstungsgegenstände jetzt ist“, Alan Rivers-Milliken, Logistics Information Manager.

„Wir sind mit der Lösung sehr zufrieden; sie hat alle unsere Erwartungen erfüllt. Dank der Unterstützung von Neptune Software und des Neptune Gold-Partners, Zag, konnten wir unsere Digitalisierungsstrategie umsetzen und wichtige Geschäftsprozesse mobilisieren und dementsprechend aufwerden.“ – Robert Raines, ERP Architect bei NZDF.

Unternehmen: NZDF

Branche des Kunden: Militär/ öffentlicher Sektor

Einsatzbereich: Neuseeländische Territorien und Gewässer

Funktionsumfang: Mobilität/Automatisierung – Prozesse digitalisieren

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