Mobility Roadmap

Mobility Roadmap eines kommunalen Versorgers – WVV GmbH implementiert unternehmensweit SAP PM und HCM Fiori Apps in nur 6 Monaten

CHALLENGE: Von der Idee zum Projekt – Beginn der digitalen Transformation

Im Jahr 2016 stand der Beschluss fest. SAP GUI und auf Papier ausgelegte PM Prozesse sollen ins digitale Zeitalter überführt werden, sodass der Zugriff für Instandhalter auf mobilen Endgeräten ermöglicht wird. Das durch die Doppelerfassung bei der Rückmeldung ein hoher Einsparungseffekt zu erwarten war, sollte aber nicht der alleinige Auslöser für das Projekt sein. Komfortgewinn für die Anwender, die Optimierung der Arbeitsweise im Feld und die Steigerung der Datenqualität standen als ebenso wichtige Erfolgskriterien fest.

Nach einem breit angelegten Auswahlprozess mit über 15 Anbietern kristallisierten sich drei Favoriten heraus. Gegenüber zwei Anbietern von fertigen mobilen Lösungen, stand Neptune Software als alternative Entwicklungsplattform im Raum. Schnell entflammte im Team eine Grundsatzdiskussion.

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Nach Abgleich der Anforderungen aus dem Lastenheft, wurde schnell klar, dass auch bei den mit ‚sehr gut‘ bewerteten Standardlösungen hohe Anpassungsaufwände anfallen würden. „Beachtet man die Besonderheiten des jeweiligen SAP Backends und nimmt dann noch die spezifischen Anforderungen der Anwender hinzu, bleibt vom vermeidlichen „Produktstandard“ sehr wenig übrig. Das passt dann einfach nicht mehr zu den hohen Lizenzkosten. Außerdem wollten wir unsere über Jahre gewachsenen Prozesse auf keinen Fall der Software unterwerfen, sondern die Software entlang unserer etablierten Standardprozesse ausprägen.“, fasst Dr. A. Schliemann, der als Referent der Geschäftsführung den Auswahlprozess mit begleitet hat, seinen Eindruck nach Sichtung aller Anbieter zusammen..

„Die Idee eines konfigurierbaren und modularen Sets einzelner Fiori Apps, die zentral über ein Launchpad aufgerufen werden, hat zu unseren Anforderungen perfekt gepasst. Dass wir mit der Fink IT [Neptune Software Partner] dann nicht nur einen Implementierungs-Partner gefunden haben, der mit der Neptune Software Technologie vertraut war, sondern auch gleich eine eigene Instandhaltungssuite mit diversen SAP PM Apps mitgebracht hat, hat für uns letztlich den entscheidenden Ausschlag gegeben.“, ordnet Herr Dr. Schliemann die damalige Entscheidung heute ein.

APPROACH: Von der Theorie in die Praxis – IT und Fachbereich arbeiten Hand in Hand

Nachdem die Anwender schon bei der Erstellung des Lastenhefts maßgeblich involviert waren, war klar, dass auch die Realisierungsphase kein reines IT Projekt werden konnte. So haben offene Workshops und die enge Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT das Projekt durchgängig geprägt.

Von der Entscheidung für die Neptune DX Platform und die FITS/Instandhaltungssuite hat es etwa 6 Monate bis zur Auslieferung der ersten Apps gedauert. „Wir haben die Meldungsanlage als ersten Teil-Prozess definiert. Dieser hatte gleich einen hohen Nutzen und konnte auch für sich alleine stehen. Auf der Basis haben wir das Feedback der Anwender eingeholt und erste Erfahrungen mit offline Applikationen und Fiori UX gesammelt.“ So beschreibt Daniel Hofmann, der im Projekt die Schnittstelle zwischen Anwendern und IT gebildet hat, die erste Projektphase heute. „Im weiteren Projektverlauf haben wir uns dann App für App durch unseren Anforderungskatalog gearbeitet“, erläutert Herr Hofmann weiter und fasst den heute implementierten mobilen Instandhaltungsprozess wie folgt zusammen:

„Die Meister erhalten die Aufträge und führen eine Zuweisung an die Monteure durch. Die Monteure arbeiten die Aufträge ab und erfassen Checklisten, Meldungen, Zeiten, Bilder, Betriebsmitteldaten & Materialentnahmen. Nach Abarbeitung des Auftrags erfolgt die Rückmeldung durch den Monteur. Anschließend prüft der Meister den Auftrag und führt den technischen Abschluss durch.“

„Durch das schrittweise Ausrollen konnten wir den Schulungsaufwand deutlich reduzieren. Bei den ersten Apps haben wir sehr genau erklärt, was zu tun ist. Als die Anwender sich an das UI gewöhnt hatten, haben wir festgestellt, dass eine kurze Beschreibung für den Rollout weiterer APPs völlig ausreichend ist. Wir konnten mit der intuitiven Fiori UX gute Erfahrungen machen und mussten sehr wenig nachschulen“, stellt Herr Hofmann heute in der Rücksicht fest.

Als positiver Nebeneffekt des modularen Ansatzes einzelner Applikationen, welche Teilprozesse abbilden, ist die Wiederverwendbarkeit für weitere Benutzergruppen besonders zu unterstreichen. So beschreibt Herr Hofmann im Weiteren:

„Im Projektverlauf haben wir festgestellt, dass wir unsere Neptune Software Fiori Apps prima für andere Bereiche nutzen können. So wurde die App für die Materialentnahme, welche ursprünglich primär für die Instandhalter gedacht war, auch gleich für weitere Gruppen außerhalb der Instandhaltung ausgerollt.“

RESULTS: Der strategische Blick auf die Verbindung von SAP Fiori UX & Neptune Software

Auch wenn das Projekt stark durch den Fachbereich getrieben wurde, war die IT-Abteilung stets beteiligt und hat von Beginn an die Leitplanken klar definiert. Die Unterstützung einer vollständigen on-premise Architektur ist hier genauso wie die Vermeidung von unnötigen Schnittstellen und redundanter Datenhaltung in Drittsystemen zu nennen.

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„Das SAP PM Projekt war für uns der erfolgreiche Einstieg in die Umsetzung unserer Mobility Roadmap. Wir hatten von Anfang an geplant auch weitere SAP-Prozesse zu mobilisieren. Nachdem wir das erste positive Feedback der Anwender eingeholt hatten und das Vertrauen in die Technologie von Neptune Software gewachsen war, wurden die ersten HCM Prozesse projektiert. So können heute unternehmensweit Urlaubsanträge und Zeiten vollständig digital erfasst und freigegeben werden.“

Mit dem Rollout der HCM Apps auf die gesamte Belegschaft ging natürlich auch die Frage der Endgerätestrategie einher. Der durch die Neptune DX Platform vorgegeben hybride Entwicklungsansatz, mit dem eine Endgeräte-unabhängige Nutzung möglich ist, hat die Umsetzung der von der WVV GmbH präferierten „Bring your own Device“ Strategie schließlich möglich gemacht.

FAZIT: App Entwicklungsplattform statt Nischenlösung

Mit der Einführung der mobilen Apps für SAP PM und SAP HCM wurde auch das übergeordnete Projektziel erreicht – eine bereichsübergreifende Plattform für mobile Applikationen zu etablieren, anstatt eine Nischenlösung einzukaufen. Für die Zukunft sieht die WVV GmbH sich ebenfalls gut gewappnet. Durch Neptune Software‘s SAP-Zertifizierung für SAP ERP und S/4 HANA und die Flexibilität in Bezug auf on-premise und Cloud-Betrieb, bildet die Neptune DX Platform ein robustes technologisches Fundament für die weitere Mobilisierung und Optimierung aller SAP Prozesse.

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Würzburger Versorgungs- und Verkehrs GmbH

Industrie: Versorger / öffentlicher Sektor

Märkte: Öffentlicher Versorger der Stadt Würzburg

Anzahl User: 1500 Neptune User – gesamte Belegschaft

Systeme & Module: SAP ERP (SAP PM, MM, QM und HCM)

Endgeräte: offline & online Apps für mobile Endgeräte / „Bring your own Device“

Projektlaufzeit: 6 Monate bis zum ersten Go-Live / Nutzung der Neptune Plattform seit 2016

Funktionsumfang: Vollständige Rückmeldung der Instandhalter auf dem PM Auftrag, Urlaubsanträge & Zeiterfassung  

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